Vad behöver finnas på en faktura? Komplett checklista

Att utfärda fakturor är en grundläggande del av varje företags ekonomiska processer. Det är inte bara ett sätt att begära betalning för tjänster eller produkter, utan även ett legalt dokument som kräver noggrann uppmärksamhet. I den här artikeln utforskar vi vad som behövs för att skapa en komplett och korrekt faktura. Vi kommer också att diskutera vikten av att följa både svensk lagstiftning och god praxis för att undvika potentiella problem på vägen. Så om du är småföretagare som använder ett system som MrPotato, eller om du bara söker råd för dina faktureringsbehov, så är denna guide för dig.

Grundläggande krav på en faktura

Det första steget i att utfärda en faktura är att säkerställa att alla grundläggande krav är uppfyllda. Enligt svensk lag ska vissa specifika uppgifter alltid finnas med på varje faktura. Det huvudsakliga syftet med dessa krav är att säkerställa att fakturan är korrekt, transparent och spårbar. Här är de nödvändiga elementen:

• Fakturanummer: Varje faktura ska ha ett unikt nummer. Detta är avgörande för att hålla ordning på din bokföring och för att undvika dubbletter.
• Fakturadatum: Datumet då fakturan utfärdas är viktigt för att bestämma när betalningen förväntas och för bokföringsändamål.
• Säljare och köpare: Fullständiga uppgifter om både säljare och köpare ska inkluderas, vilket innefattar namn, adress och organisationsnummer.
• Specifikation av varor eller tjänster: Det ska klart framgå vad som fakturerats, inklusive mängd, enhetspris och total priset för varje produkt eller tjänst.
• Moms: Om ditt företag är momspliktigt måste det tydligt anges momssats och belopp.
• Totalt belopp att betala: Inkludera moms i det slutgiltiga totalbeloppet.

Utfärda fakturor enligt god redovisningssed

Att följa alla lagkrav är grundläggande, men att gå ett steg längre kan ibland spara tid och pengar. Här diskuteras några bästa praxis som kan förbättra hur du utfärdar fakturor och handskas med kunder.

För att förbättra faktureringsprocessen och din egen professionalism, tänk på att inkludera följande detaljer:

• Förfallodatum: Förfallodatum är det datum då betalningen ska vara mottagen. Detta minskar risken för missförstånd och sena betalningar.
• Betalningsvillkor: Inkludera tydliga betalningsvillkor. Exempelvis: 'Betalning inom 30 dagar'.
• Referens eller projektnummer: Om fakturan hänvisar till ett specifikt projekt eller avtal, inkludera alltid relevant nummer för att göra både din och kundens bokföring enklare.

Konkreta exempel och verkliga fall

För att illustrera dessa punkter kan vi titta på ett typiskt scenario för ett fiktivt företag som använder MrPotato för sin bokföring.

Tänk dig att du driver ett litet konsultföretag inom IT. Du slutför ett projekt för en kund i mitten av månaden och förbereder en faktura. Redovisning med MrPotato gör det möjligt att automatiskt generera fakturanummer, ange fakturadatum samt automatiskt utföra bokföring av fakturor. Allt du behöver göra är att ange specifikationer för tjänsterna, och MrPotato kommer med automatiserade förslag för moms och beräknar totalsumman. Du ställer in förfallodatum till 14 dagar från utfärdandedatumet och säkerställer att alla dessa uppgifter är synliga och transparenta för kunden.

Vanliga misstag och hur du undviker dem

Många företag gör vanliga misstag som kan resultera i förseningar eller legala problem. Här är några av de vanligaste fallgroparna och hur du kan undvika dem:

Bristande specifikation: Varje punkt på fakturan måste tydligt beskriva den levererade produkten eller tjänsten. En vag eller otillräcklig specifikation kan leda till missförstånd och tvister om betalningar. Se till att varje punkt är exakt och begriplig.

Felaktig momsberäkning: Att inte korrekt beräkna moms är ett vanligt misstag som kan bli dyrt i form av böter. Använd bokföringsprogram som MrPotato för att hålla reda på rätt satser och belopp.

Ofullständiga kunduppgifter: Att sakna eller felaktigt ange kundens information kan leda till att betalningar försenas eller går till fel part. Kontrollera alltid att uppgifterna är aktuella och korrekta.

Summering och rekommendationer

Att utfärda korrekta och fullständiga fakturor är avgörande för ett företags ekonomiska hälsa. Genom att följa den uppställda checklistan och använda moderna bokföringssystem som MrPotato kan du säkerställa att faktureringen fungerar smidigt och enligt lagstiftningen.

Absolut, varje företag kan ha sina egna speciella krav och det är viktigt att anpassa checklistan efter dina egna behov. Men genom att alltid inkludera de grundläggande delarna och tillämpa bästa praxis är du på god väg.